Игры разума

Если звезды зажигают, значит, это кому-то нужно. Если в бизнесе на первые роли выдвигаются менеджеры проектов, значит, это востребовано временем и рынком.

Project Management (управление проектами) – сравнительно новая специализация в бизнесе, и, как все новое, она стремительно обрастает правилами, исключениями из правил и законодателями этих правил и исключений. В силу уже упомянутой новизны профессии, жизнь менеджеров проектов нелегка. Проект-менеджер – это своеобразный Фигаро наших дней: он должен успевать везде и заниматься всем сразу, от бесконечных совещаний у высшего руководства по поводу состояния проекта до практики его развития. В его сфере внимания должна быть каждая деталь, составляющая в итоге целостную картину проекта.

Без правильной организации труда жизнь менеджеров незавидна. К счастью, специально для них существует большое количество программ, облегчающих труд. Сегодня мы расскажем об одной из них – Mindjet MindManager Pro.

Правила игры

Простите мне эту вольность в словах и формулировках. Работа в программе настолько проста, что действительно больше напоминает игру. Вы просто берете подходящий шаблон и делаете из него что-то другое, на свой «вкус и цвет». А можно и сразу замахнуться на что-то оригинальное.

Mindjet MindManager представляет собой программу, используемую для создания интерактивных карт проекта. Не ищите в слове "карта" ассоциаций с географией. Карта MindManager позволяет «визуализировать» идеи, результаты «мозговых штурмов», нюансы развития проекта и прочую информацию, нацеленную на главную задачу – воплощение задумок в жизнь.

Вы задумывались над тем, как мы воспринимаем информацию? Каждое слово вызывает в сознании образ, с ним связанный. Триада «уши-глаза-мозг» работает невероятно быстро именно в связке. Любой изучающий иностранные языки со временем постигает простую истину: слово перестает быть незнакомым только тогда, когда мгновенно вызывает в сознании ассоциированную картинку. Без этой картинки мозгу приходится совершать дополнительную работу: искать в памяти словарные аналогии, привязывать множество вариантов перевода к конкретной ситуации, просчитывать степень метафоричности выражения и т.д. Из легкости восприятия визуальной информации и проистекает востребованность в бизнес-среде схем, диаграмм, графиков.

Что же умеет в этом отношении описываемая программа? Давайте взглянем на некоторые ее возможности.

Не очень красиво, правда ведь? Но это лишь набросок. Вы можете изменять практически все - цвета, формы, расположение элементов, вводить неограниченное количество субтопиков и т.д. В общем, творить, руководствуясь лишь собственными критериями и желаниями.

Для этого в программе есть все необходимое: огромное количество шаблонов и стилей, возможность их изменения или создания новых. Об этом программа недвусмысленно сообщает на самых первых порах.

«Господи, да кому нужна очередная программа-рисовалка», - воскликнет дотошный читатель. Но в том-то и дело, что возможности MindManager отнюдь не сводятся к рисованию кружков, квадратиков и линий. На любой объект карты вы можете поставить таймер, напоминалку, расставить гиперссылки и связи... В общем, сделать все, что требуется для разработки проекта и анализа оперативной ситуации.

Мозг идет на штурм

Идеи приходят отовсюду, и один из самых распространенных способов генерации идей – «мозговой штурм». Вы собираете рабочую группу, и каждый из ее участников начинает вносить идеи. Режим Brainstorm в MindManager специально разработан для облегчения фиксации всех идей. Он позволяет с легкость создавать разделы, группировать их, делить на множество подразделов, увязывать с замечаниями, сносками, ссылками. Итог получается впечатляющим: визуальное отображение предлагаемых идей сочетается с их полным текстовым описанием, комментариями, дополнениями. В любой момент вы можете развить ту или иную идею, добавив к ней подразделы или даже выделив в отдельную прилинкованную карту.

Установка и анализ задач

Большинство пользователей MindManager - организаторы проектов. MindManager идеален для такой нелегкой деятельности. Каждой задаче можно выделить отдельный блок и расписать ее выполнение с такой тщательностью и точностью, которые необходимы. Степень завершенности той или иной задачи становится видна на карте и, как следствие этого, облегчается восприятие общей ситуации. Если запланирована взаимосвязанная череда работ, то сбой на любом промежуточном этапе будет виден. Можно даже сделать так, чтобы истечение контрольных сроков выполнения задачи сопровождалось звуковым сигналом. Это гарантирует, что ни одно важное дело не останется без внимания.

Нередко для того, чтобы увидеть перспективы, необходимо вглядеться в детали. Большой бизнес невозможен без внимания к мелочам. И здесь на помощь опять же придет MindManager. Детали в данной программе не мешают видению перспективы и мирно соседствуют друг с другом. Результат - превосходное многоуровневое представление информации. Законченная карта представляет полную картину задач и решений. Не ругайте меня за следующую иллюстрацию данного утверждения, она вовсе не претендует на законченность, поскольку делалась наспех для данной статьи.

Планирование

MindManager включает в себя несколько шаблонов, которые можно использовать при планировании долгосрочных или сиюминутных задач. Посмотрите, к примеру, что получилось у меня в качестве пресловутого «to-do-списка» (то есть перечня дел, намеченных к исполнению).

Стоит ли говорить, что вы легко можете использовать MindManager даже в качестве тривиального органайзера? Необходимый инструментарий для этого наличествует.

Линки

MindManager позволяет аккумулировать идеи и связывать их между собой. Вы можете связать карту с картой, карту с интернет-ресурсом, карту с другими программами или документами. Все это справедливо, естественно, для каждого объекта карты.

Большому бизнес-проекту присущи и свои недостатки. Его бывает довольно сложно уместить в одну схему или карту. Могут потребоваться привязки к ряду сторонних разработок, интеграция с дополнительной документацией. Нередки случаи, когда для карты используются десятки, а то и сотни связей.

Связь с Интернетом. Дополнительная информация по проекту может храниться где-либо в Всемирной Сети. Любая тема или раздел в карте MindManager способна нести линк к интернет-ресурсу. Таким образом, количество информации, содержащейся в карте MindManager, растет экспоненциально с добавлением URL.

Связь с другими программами. Каждый топик или раздел MindManager может инициализировать запуск другой программы. Эта программа может выдвигаться на передний план и становиться чем-то похожим на часть карты.

Связь с документами. Интеграция разных документов с помощью гиперссылок нередко работает лучше, чем попытки увязать их в один громоздкий документ. Ясность и простота представления информации - главное, что требуется при менеджменте проектов. Вы можете разработать красивейшую карту с обилием тем, разделов, графических символов, но потенциал вашей карты так и не будет понят. MindManager позволяет убирать второстепенные объекты "с глаз долой", сохраняя возможность их вызова в любую секунду.

Представление информации

Как вы понимаете, развитые средства разработки проекта имеют невысокую ценность без таких же развитых средств их представления. Программа MindManager предоставляет возможность презентации карты несколькими способами. Первый способ является, естественно, внутренним режимом презентации самой программы. Режим презентации MindManager делает разработанную карту полностью интерактивной. Вы можете открывать и закрывать любую тему или подраздел, с легкостью перемещаться по ссылкам, вызывать прилинкованные документы и т.д. Все, что необходимо для создания полноценной презентации, в MindManager имеется.

Но современные органайзеры и шедулеры немыслимы без развитых средств экспорта и импорта. На передовых позициях в серьезных продуктах всегда стоят возможности экспорта/импорта в приложения Microsoft Office.

Многие менеджеры консервативны в своих пристрастиях. Если таким "консерваторам" поручат подготовить презентацию, то можно быть на 99% уверенным, что сделают они это в PowerPoint. К тому же офисные приложения от Microsoft распространены среди пользователей компьютеров значительно шире, поэтому передавать презентации "из рук в руки" бывает легче именно в формате PowerPoint. Создатели MindManager предусмотрели такой вариант событий: их продукт с легкостью преобразовывает свои карты в профессионально выглядящую презентацию PowerPoint. Стили PowerPoint и другие настройки вывода определяются в самой программе MindManager. С Microsoft Word и Microsoft Excel у программы также существует теснейшая интеграция.

Все вышеописанное делает программу MindManager незаменимой даже для самых "продвинутых" менеджеров проектов. Она не будет работать за них. Она просто сделает их жизнь легче.